Google Spaces ha pasado por varias iteraciones desde su creación en 2016. Comenzó como una aplicación de escritorio y móvil para competir con Slack y brindar un espacio para que equipos (o grupos de amigos) colaboren, charlen y compartan videos y otro contenido. Al igual que otros experimentos sociales de Google, se suspendió al año siguiente, en abril de 2017. Ese no fue el final de Spaces. Cuando Google+ (y su seguimiento centrado en la empresa, Currents) desapareció, elLa marca Spaces reviviópara aprovechar la funcionalidad que Google quería mantener en su cartera.
Spaces reemplaza el antiguo concepto de Salas de Google de Chat, permitiéndole agregar usuarios a un grupo y compartir contenido, administrar un flujo de trabajo y colaborar. Es independiente de la plataforma (Spaces puede ejecutarse en cualquier lugar donde esté disponible Google Chat) y es ideal para empresas que brindan a sus empleadosChromebooks de alta gamao confiar en un modelo de trabajo híbrido o de trabajo desde casa. Profundicemos y veamos cómo funcionan los nuevos Spaces.
¿Qué es Google Espacios?
Spaces es una plataforma liviana de gestión de proyectos y colaboración grupal en Google Workspace. Se anunció como parte de un rediseño de Gmail en 2022. La renovación integra Chat, Archivos, Tareas y otras aplicaciones y servicios de Google dentro de Gmail. El rediseño se integró en Workspace para crear un nuevo espacio para diferentes temas y debates, compartir archivos y redactar llamadas grupales de Google Meet sin salir de la pestaña de Gmail.
Spaces te permite invitar y chatear con miembros del equipo, colaborar en Google Docs, Sheets y Slides, redactar una llamada rápida de Meet y mejorar la productividad del grupo.
Cómo crear un nuevo espacio
Es más fácil acceder a Google Spaces a través del Chat. Así es cómo:
- AbiertoGmailen un navegador.
- SeleccionarCharlardesde el menú de aplicaciones de Google.
- Hacer clicEspaciosen la barra de herramientas de la izquierda.
- SeleccionarCrea un espacio.
- Asigne un nombre a su espacio, agregue una descripción opcional y haga clicCrear.
Tu nuevo espacio está listo para usar en Gmail. Cuando los miembros invitados se unan al espacio, consulte la lista delNombre del espacio>Administrarmiembrosmenú. Puedes consultar el gestor de espacios y las invitaciones pendientes desde el mismo menú.
Desde el menú de administración, haga clic en+ Agregarpara invitar a nuevos miembros a tu Espacio.
Establecer pautas de Google Spaces
Después de crear un nuevo Google Space e invitar a miembros, escriba las pautas del espacio para establecer expectativas sobre cómo los miembros aprovechan al máximo este chat.
- AbiertoEspaciosen Gmail (consulte los pasos anteriores).
- Seleccione cualquier espacio y, en el menú desplegable, haga clic enDetalles del espacio.
- Haga clic en elEditaricono (parece un lápiz).
- Ingresa las pautas de Google Spaces para el espacio y haz clicAhorrar. Puede establecer pautas de hasta 5000 caracteres. Debería ser suficiente para la mayoría.
Cómo gestionar las notificaciones de Google Spaces
Las notificaciones frecuentes a lo largo del día pueden interrumpir tu flujo de trabajo cuando tienes docenas de miembros del equipo en un espacio. Puede modificar la configuración de notificaciones para un espacio específico.
- AbiertoEspaciosen la web de Gmail (consulte los pasos anteriores).
- Selecciona un espacio desde el cual recibas constantes notificaciones irrelevantes.
- Haga clic en el nombre del espacio en la parte superior y abraNotificaciones.
- SeleccionarSiguiente.
También puedes seleccionarNotificaciones desactivadasy desactive todas las alertas del espacio o silencie conversaciones individuales para evitar que aparezcan en la parte superior de sus mensajes no leídos. Si establece su estado enNo molestarDesde el menú superior, Google Spaces silencia todas las notificaciones.
Cómo utilizar las funciones de chat de Google Spaces
Google Spaces tiene funciones útiles para mantenerse en contacto con los miembros del equipo. Hacer clicAen el menú de chat para mostrar opciones del editor de texto enriquecido como negrita, cursiva, colores para resaltar detalles, viñetas y tachado. Google también integró menús de emojis y GIF para agregar diversión a las conversaciones aburridas.
Haga clic en el+icono al lado del menú de chat para compartir un archivo de Google Docs, Presentaciones u Hojas de cálculo desde su cuenta de Drive. Selecciona elCompartirmenú para enviar un archivo local desde su computadora Windows o Mac a la conversación grupal. También puede organizar una videoconferencia grupal desde el mismo menú.
Spaces también te permite compartir reacciones emoji a un mensaje y una opción de reenvío para guardar mensajes en tu bandeja de entrada de Gmail.
Crear una invitación de calendario en Google Spaces
Puedes crear una invitación de calendario desde Google Spaces. No es necesario abrir Google Calendar en otra pestaña para administrar eventos.
- Ve a laEspaciospestaña en Gmail y seleccione un espacio relevante de Google.
- Abre elCharlarmenú y haga clic+en el fondo.
- SeleccionarInvitación del calendariopara abrir Google Calendar en el menú lateral. El software crea automáticamente un evento de una hora con todos los miembros del espacio.
- Puedes agregar más invitados al evento. Hacer clicGuardar Compartir, y estás listo para comenzar.
Cómo gestionar el historial de mensajes de Google Spaces
Puedes eliminar automáticamente el historial de chat del equipo después de 24 horas. La opción le permite eliminar mensajes innecesarios de la conversación.
- AbiertoEspacios de Googledesde la barra lateral de Gmail (consulte los pasos anteriores).
- Haga clic en el nombre del espacio en la parte superior y seleccioneDesactivar el historialen el menú desplegable. También puede revertir el cambio desde este menú.
- Los mensajes enviados con el historial desactivado se eliminan después de 24 horas.
Cómo fijar espacios importantes
A diferencia de Slack o Microsoft Teams, no puedes crear diferentes canales en la misma organización. Debes crear un nuevo espacio para una conversación o tema diferente e invitar a los miembros nuevamente. Es posible que tengas docenas de espacios para administrar en Gmail si trabajas con varios equipos. Fija espacios importantes en la parte superior para no perderte ningún mensaje.
- Ve a laEspaciospestaña en Gmail (consulte los pasos anteriores).
- Seleccione el nombre del espacio en la parte superior y haga clicAlfiler.
- Repita lo mismo para todos los espacios necesarios en Gmail.
Cómo asignar tareas en Spaces
Hay dos formas de asignar una tarea a un miembro del equipo en un espacio. Puede asignar una tarea pendiente desde el menú Chat o pasar a la pestaña Tareas.
- Pase el cursor del mouse sobre un mensaje y seleccione elMásmenú (el icono de tres puntos).
- SeleccionarCrear tarea espacial.
- Agregue una fecha, elija una hora y seleccione un miembro del equipo.
- Muévete a laTareaspestaña y asignar tareas pendientes.
Las tareas asignadas aparecen en Mis tareas en la aplicación Google Tasks en la web y en dispositivos móviles.
Cómo activar y usar Google Spaces en tu teléfono
Si desea utilizar Google Spaces en su teléfono inteligente, active Chat en Gmail en el dispositivo móvil para usar la pestaña Chat y Spaces. Esto funciona en la aplicación Google Chat para Android y en la aplicación iOS en la App Store para usuarios de iPhone. Esto es lo que harás:
- LanzamientoGmailen tu teléfono.
- Toque en elmenú de hamburguesasen la esquina superior izquierda y abraAjustes.
- Seleccione su cuenta de Gmail.
- Bajo laGeneralmenú, seleccione la casilla de verificación al ladoCharlar.
Puede descargar una aplicación de Google Chat independiente desde Play Store para comprobar sus conversaciones y espacios.
Salir de espacios de Google
Después de crear un espacio, puedes dejarlo. Después de todo, no querrás acabar con varios espacios irrelevantes en Gmail.
Utilice un navegador web para salir de Google Spaces
- AbiertoEspaciosen Gmail (consulte los pasos anteriores).
- Haga clic en elMenú de kebab(icono de tres puntos) al lado de un espacio y seleccioneDejar.
- Confirma tu decisión.
Utilice la aplicación móvil para salir de Google Spaces
- AbiertoGmailen tu teléfono.
- Muévete a laEspaciospestaña.
- Toque prolongadamente un espacio y seleccioneDejar.
Obtenga espacio para una productividad óptima
Spaces es una poderosa integración de software de flujo de trabajo con herramientas de chat y colaboración. A diferencia de plataformas similares, es intuitivo y accesible gracias a la habilidad de Google para crear interfaces simples, muy investigadas y constantemente refinadas. Además, dada la ubicuidad de Gmail, muchas personas tienen una cuenta preparada para Spaces, lo que elimina un paso del proceso de incorporación.
Para conocer más formas de aprovechar al máximo su cuenta de Gmail, consulte nuestra lista deLos mejores consejos y trucos de Gmail..
